Internes Dokumenten-Management
Unternehmen werden vor allem durch Dokumente und Mitteilungen gesteuert. Es handelt sich dabei um höchst heterogene Quellen, Formate und Ziele, die es zu organisieren gilt. ... in diesem Artikel wird vor allem auf die Möglichkeiten und Technologie der Groupware und CMS, schließlich SaaS Anwendungen, eingegangen und mit Konzepten wie der von Lotus Notes verglichen.
Die Schwierigkeit besteht zuweilen in der schillernden Vielfalt, in der Aufgaben und Lösungen kaum in eine Schublade bringen lässt. So ist auch der Titel bereits fragwürdig: Dokumentenmanagement kann sich nicht ausschließlich mit der internen Verarbeitung beschäftigen, es sind immer mehr oder minder auch exteren Quellen und Adressaten betroffen ... aber der Titel bleibt so als Anstoß, denn er soll den Schwepunkt auf unternehmensinterne Prozesse lenken.
Dokumente?
Auf die Probleme der Definition von Dokumenten sei hier verwiesen: Was ist ein elektronisches Dokument?
Im Folgenden wird vor allem die Information als wesentliches Produktionsmittel angesehen. Dies schließt Texte und Medien ein, die für den Geschäftsprozess wichtig sind. Nicht ganz außerhalb des Fokus sind persönliche Mitteilungen. Denn Dokumente haben immer Autoren und Adressaten, und der Übergang zwischen einem klassichen Dokument wie z.B. ein Betriebshandbuch und einer persönlichen e-Mail ist fließend. Daten, die von dezidierten Anwendungen bewirtschaftet werden, sollten hier allerdings nicht näher betrachtet werden.
Eingeschlossen sind allerdings Betriebs- und Entwicklungsdokumente, auch Vertragsdokumente, Berichte und Veröffentlichungen. Neben den erstellten Dokumenten können auch Eingangsdokumente eingeschlossen werden, sind jedoch hier nicht im Fokus. Die folgenden Betrachtungen konzentrieren sich auf folgende Anforderungen:
- Wichtige Unternehmensdokumente müssen auffindbar sein!
- Die Pflege der Dokumente erfordert eine Versionierung und Statusverwaltung.
- Der Zugriffsschutz erfordert ein robustes Berechtigungskonzept, dass allerdings nicht zu restriktiv ist, um Bedarfsträgern den Zugang zu verwehren.
Zusatzforderungen sind:
- Intuitive und leicht verständliche Nutzung, die sich an Standards orientiert.
- Ansprechendes Look and Feel: Die Arbeit damit sollte motivieren.
- Zusammenarbeit von Team-Mitgliedern und Interaktivität sollte unterstützt werden.
- Offene Standards und nahtlose Integration mit Unternehmensanwendungen.
- Einfache Verwaltung, möglichst Browser-basierte Zero-Admin-Installation
- Geringer Footprint auf Server und Client: Technisch und finanziell.
- Akzeptanz der Benutzer
Oft wird zersplittert von Dokumentenverwaltung gesprochen ... eine bestimmte Art von Dokumenten wird in das Zentrum gestellt, alle anderen bleiben unberücksichtigt. Vielfach ist das Dokument im Verständnis der Anwender als Microsoft-Office-Dokument eine Datei. Oder eben ein Eintrag in einer Lotus Notes-Datenbank.
Das Problem
Und da ist auch schon das Problem: In einem Unternehmen sammeln sich eine Unmenge von Dokumenten an, die meist nicht mehr geordnet verarbeitet werden können, wenn die Fragestellung jenseits des Haupt-Bearbeitungsflusses geschieht. Wichtige Betriebsdokumente werden entweder nicht gefunden oder durch eine restriktive Organisations- und Berechtigungsstruktur schlicht nicht zugreifbar. Die Folge:
- Wichtige Informationen sind nicht verfügbar
- Dokumente werden abweichend mehrfach erstellt
- Frustration bei Mitarbeitern, die sich aus dem Informationsfluss ausgegrenzt fühlen
- Frustration bei Mitarbeitern, die den Eindruck gewinnen, dass ihre Dokumentationsleistung in Halden verschwinden.
- enorme Verluste durch ineffizientes Dokumentenmanagement.
Muss das so sein? Ist das wirklich ein unvermeidbares Schicksal? Oder bieten moderne IT-Lösungen Hilfen, dem Chaos eine Ordnung zu verleihen?
Früher Lösungsansatz: Lotus Notes
Frühe Ansätze haben dieses Thema bereits Adressiert und unter Namen wie Groupware und Volltext-Datenbanken eine gewisse Verbreitung gefunden. Vor allem Lotus Notes ist hier zum Synonym eines ganzen Paradigmas geworden.
Sowohl die Kommunikation über E-Mails, Speicherung von Listen und Verzeichnissen, Dokumenten in Volltext-DB's, Anwendungen mit Formular-Masken, Workflows und ein ausgereiftes Berechtigungs-System führten u einer weiten Verbreitung in vielen Unternehmen. Haben wir überhaupt bedarf nach mehr?
... und Lotus bietet mehr: Replikation von Datenbanken, Dokumentenverküpfungen, Integration mit anderen Anwendungssystemen ...
... aber da fangen die Probleme an: Notes hat eine recht eigenwillige Welt: Die Integration ist schwierig. Das Look-and-Feel, die Menü-Struktur, die Transparenz der Konzepte ... alles stellte eher eine Insel dar, die nicht so recht in den Rest der DV-Welt passt. Lotus Notes bietet viel, aber man muss es mit der Abkopplung von vielen anderen IT-Errungenschaften bezahlen. Die Integration zu anderen Systemen ist möglich, aber schwierig. Vieles funktioniert eben nicht so, wie man es von anderen Programmen her gewohnt ist. Drag-And-Drop? Besser vergessen ...
Die Informationen sind in jeweils getrennten Datenbanken abgelegt, und bald bildet sich ein Zoo von unterschiedlichen Datenbank-Files, deren Übersicht leicht verloren gehen kann.
Drittformate? Natürlich kann man auch Word-Dokumente oder XLS-Dateien einbetten, Bilder ... aber dann doch wie Fremdkörper in der Notes-Welt. Natürlich ist dann auch eine Volltext-Suche nicht mehr leicht möglich. Konzeptionell ist man noch bei der Fat-Client Welt, auch wenn es einen recht ansehnliche Browser-Variante mit den Notes-Domino-Servern gibt.
Viele große Firmen benutzen nach wie vor Notes, manche recht intensiv, andere nur als 'besseres' Mailing-System. Kommen wir zurück zu unseren Ausgangsforderungen: Eignet sich Notes für eine Antwort auf dies Fragen?
- Wichtige Unternehmensdokumente müssen auffindbar sein!
- Die Pflege der Dokumente erfordert eine Versionierung und Statusverwaltung.
- Der Zugriffsschutz erfordert ein robustes Berechtigungskonzept, dass allerdings nicht zu restriktiv ist, um Bedarfsträgern den Zugang zu verwehren.
Mit Lotus Notes/Domino 8 wird ein Weg aus der Sackgasse 'abgekoppelte Spezialwelten' gesucht, aber die Quadratur des Kreises gelingt nur teilweise. Speicherhunger, Medienbrüche ... wenn da in der neuesten Version mittlerweile ein Dateibetrachter für Open-Office-Dokumente als Neuerung zu erwähnen ist ...
Auch in den Zusatzanforderungen schneidet Notes eher mäßig ab. Da wird es Zeit, sich nach Alternativen und völlig anderen Konzepten und Produkten umzusehen.
Die Microsoft Alternative
Offenheit und intuitives Look-And-Feel sind hierbei die Paradigmen. Allen voran ist Outlook / Exchange / Sharepoint von Microsoft die große Alternative zu Notes/Domino. Hier werden eine Reihe heterogener Techniken auf einer ansprechenden Oberfläche zusammengeführt. die konzeptionelle Linie, die bei Notes in die Sackgasse führt, wird hier vermeiden, aber auch damit die Eleganz der Volltext-Datenbank.
Auch hier gibt es das Problem der Herstellerbindung: Sowohl Lotus/IBM als auch Microsoft ziehen Kunden in eine enge Abhängigkeit, die es sinnvollen Drittprodukten schwer macht, sich zu integrieren. Klassisches Dokumentenmanagement ist mittlerweile bei Microsoft in der Version Sharepoint Server 2007 Standard. Ein beachtlicher und umfassender Ansatz jenseits des Mail-Geschäftes - das entspricht schon weit mehr den Eingangsanforderungen!
Unter den Sharepoint-Technologien sind aber zunächst Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) zu nennen. Diese sind die technische Grundlage des Sharepoint Server 2007 und bereits eigenständig einsetzbar. Die Lizenz für WSS ist mit Windows Server 2003 (und folgende) bereits vorhanden - also keineswegs ein kostenträchtiger Moloch. Unterstützt wird nicht nur ein webbasierter Dokumerntenspeicher und Groupware-Funktionen, sondern eine mit eibgenen oder dritten WebParts erweiterte Entwicklungsplattform. In der Version 3.0 werden nun auch der Aufbau von Blogs und Wikis unterstützt.
Aber: Ist er nicht schon überladen? Ist der Aufwand von Administration und Unternehmensorganisation in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen? Viele meinen ja, andere haben Zweifel. Und die Ressentiments gegen eine Microsoft-Strategie tut ein übriges.
Ein Rundum-Glücklich-Paket wird man vielleicht nicht finden, sondern auch nicht mehr anstreben. Vielmehr sollte die Integration von unterschiedlichen Produkten, Überlappungen und kleinen Medienbrüchen akzeptieren. Bei all den beachtlichen Weiterentwicklungen der großen Namen ist dennoch laut Information Week ein erhebliches Interesse von 23 % der befragten US-IT-Manager zum Wechsel auf Open Source Produkte:
Neue Groupware Konzepte für Enterprises
Im Bereich Groupware sind ausgereifte kostengünstige Alternativen verfügbar, die mit Open Source und Freeware Editionen einerseits den Einstieg erleichtern, mit vollständig supporteten und ausgereiften Produkten andererseits die Bedürfnisse der Unternehmen befriedigen.
- Open-Xchange: Eine umfassende Linux-Lösung von SuSE. Umfangreiche Werkzeuge wirken sehr professionell - die freie Version: Open-Xchange Community
- Zimbra: hervorragender Web-Client, gute Administrations-Tools, einfache Installation, umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, Unterstützung vieler mobiler Clients; Erweiterbarkeit durch Zimlets.
- Scalix: Gibt durch AJAX im Web-Browswer das Look-And-Feel von Outlook. Es geht allerdings jenseits der Obeflächen, die an Klones erinnern um versteckte Perlen: Die sensitive Erkennung von Terminen und Kontakten im Fließtext führt zu einem Plus an Usability.
Hier sind in diesen ernst zu nehmenden Alternativen für Groupware auch die Grenzen erkennbar: Wie weit geht die Integration mit der Unternemensdaten wirklich? Führen diese Ansätze nicht weg von einer Lösung zum Dokumentenmanagement? Wie robust stellen diese echte Vorteile gegen die Standard-Lösungen bereit?
Weitere Quelle: http://wiki.computerwoche.de/doku.php/groupware/open-source-server
Groupware von Open Source Enthusiasten
Wem dies alles noch nicht zusagt, oder die kostenträchtigen Lizenzversionen der o.g. Groupware scheut, sucht vielleicht konsequent freie oder andere kostengünstige Alternativen:
- eGroupWare: Vielleicht das ambitionierteste Produkt, frei verfügbar und unter dem sypathischen Motto Unterwegs: Keep it Simple Adressbuch, Kalender, Webmail, Dateiverwaltung (mit Samba/CIFS-Anbindung an Windows-Server) sowie Projektverwaltung mit Zeiterfassung (Stundenzettel und Darstellung nach Gantt). Ergänzt werden diese Applikationen durch eine Aufgabenverwaltung (InfoLog), eine Wissensdatenbank, Ressourcenverwaltung, Wiki, Content-Management-System (Site Mgr), Nachrichten, Workflow-Engine und einige mehr. Allerdings scheint dem Projekt etwas die Luft ausgegangen zu sein. Die Demo liefert aber bereits beeindruckende Ergebnisse ... aber reicht das für den professionellen Einsatz?Computerwoche über eGroupWare
- InstantOGo 2.2 Ein ähnlich vielversprechender Ansatz aus Magdeburg, dessen Latest News nun ein halbes Jahr alt ist ...
- Kolab Server auf KDE-Plattform, eine vom BSI initiierte Entwicklung, die allerdings noch recht agil ist. Kostenpflichtige Outlook Konnektoren sind verfügbar, ein Browser-Basierter Client nicht.
In dieser Klasse wird die Problematik deutlich: Unternehmen wollen das Leben einfach haben. Also Produkte einsetzen, die viel können, aber wenig Aufwand erfordern, aber robust ihren Dienst tun. Kleine Anbieter und Initiativen, und mögen sie noch so innovativ und agil sein, können da die Zweifel an der Robustheit nicht leicht ausräumen. Hier kommen Fragen nach dem Investitionsschutz auf. Denn nicht nur Lizenzkosten zählen, sondern die Kosten die mit Einrichtung, Administration und vor allem der Einführung bei den Mitarbeiten sind bedeutsam. Man Wechselt Groupware-Systeme nicht eben so ... die Organisationskosten sind gewaltig.
Statt Groupware gleich das Office-Web - ZOHO
Wenn aber bereit wesentliche Funktionen der Kollaboration bereits ins Web verlagert wurden, warum dann nicht konsequent alle relevanten Funktionen im Web platzieren? Also einschließlich der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Planung, CRM, Doku-Management ...
Die Idee erscheint revolutionär, auch wenn sie nur konsequent weiter denkt, was sich im Trend bereits andeutet. Immerhin, moderne Technologien wie AJAX, das sich als RIA (Rich Internet Application)-Plattform immer weiter durchsetzt, lassen dies immer praktikabler werden. Aber ist das nicht Zukunftsmusik? Funktioniert das wirklich? SaaS - Software as a Service? Am Beispiel können wir sehen: Ja. Das ist Gegenwart. Und es ist ein reicher Fülle bereits vorhanden!
Während mehrere Anbieter, einschließlich Google Docs bzw. Google Apps, Dropbox File-Sharing hier mit erstaunlichen Angeboten beeindrucken, will ich vor allem auf einen Anbieter verweisen, der eine überwältigen Reichtum präsentiert.
- Diese Seite ist ein Muss für alle, die sich über innovative Formen der Zusammenarbeit Gedanken machen. Meine Begeisterung kommt aus dem Staunen kaum heraus. All die Ideen, die man als Analytiker sich für eine Zusammenarbeit wünscht, sind hier in weiten Teilen bereits realisiert. Neben Mail, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Päsentation, Dokumenten-Management, Notizverwaltung, Planung / Organizer, Wiki, 'öffentliches' Archiv, und Chat gibt es die Business Apps: CRM, Invoicing, Database Applications, Web Conferencing, Reporting und BI Services uvm. Das meiste ist auch in Deutsch verfügbar. Kurz: Hier geht es um ein Paradigma, dass nicht nur das persönliche Computing betrifft, sondern auf die Revolution der Unternehmenskommunikation zielt.
Die New York Times schreibt: "The best online word processor, however, may be the one from a tiny company, Zoho, a nimble innovator."
Für Privatanwender kostenlos und für Firmen zu erschwinglichen Preisen bietet sich hier die Chance, einen reichen Funktionsumfang zu äußerst kostengünstigen Bedingungen zu realisieren.
Ein aufschlussreicher Vergleich dieser neuen Technologien wurde bei InfoWorld veröffentlicht.
Die Fragen, die den Anwender zunächst Zurückhaltung üben lassen:
- Sicherheit: Kann ich meine / Unternehmens-Dokumente im Web speichern? Immerhin geht es um Persönliches und/oder Firmen-internes.
- Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit des Netzes und der Anwendung liegt außerhalb des eigenen Einflusses. Dies verunsichert bei geschäftskritischen Prozessen. Auch wenn eigene Computer und Netze ebenso von potentiellen technischen Problemen bedroht sind, erscheinen die Gefahren mangenden Zugriffes beachtenswert. Hier lässt sich an eine Back-Up Lösung für die wichtigsten Komponenten - Dokumenten-Management, Office-Funktionen, Organizer etc. - denken. Allerdings ein lösbares Problem.
- Einfachheit / Schulung: Besteht hier nicht eine Hürde? Im Gegenteil. Viele Dinge, einschließlich einer automatischen Versionsverwaltung und sicheren Speicherung gestalten sich überraschend Problemlos. Das Beste ist: Einfach ausprobieren.
The Empire Strikes Back: Microsoft Office Live Workspace
Man mag es merkwürdig finden, aber auch Microsoft ist auf den Zug der neuen Web-Offices wie ZOHO aufgesprungen. Ihr Angebot ist vor allem durch hohe Kompatibilität zu den Standard-Microsoft-Formaten gegeben. Die Integration in Vertrautes ist also problemlos.
Auch wenn sich Office Live noch als Beta vorstellt, kommt es dach schon sehr glatt als recht stabil daher. Natürlich auch kostenlos. Allerdings will Microsoft ein Update installieren ...
Bei all den Lösungsalternativen fällt die Wahl schwer. Meist stellt sie sich aber gar nicht. Denn bei der Suche nach Lösungen nach effizienter Organisation von Dokumenten wird man sicher nicht die - vielleicht befriedigende - Mail-Infrastruktur in Frage stellen. Und derartige Entscheidungen werden in der Regel nicht auf der grünen Wiese getroffen. Auch bleibt die Frage offen. Will man wirklich unbedingt die Integration von Groupware und Dokumentenmanagement, ein Ansatz, der schon bei Notes nicht ganz aufging? Ader sollte man nicht den Fokus auf den Best-of-Breed-Ansatz lenken, der sich nicht mit integrierten Kompromissen aufhält?
Von dem Groupware-Exkurs zurück zu kommen auf das Thema:
Dokumentenmanagement und CMS
CMS steht für Content Management System. In der Regel wird darunter ein Anwendungssystem verstanden, welches Inhalte (Content) in einem Web-Browser darstellt, wobei die Präsentation / Formatierung und die Funktioonen / Technik vom Inhalt getrennt bearbeitet werden. Im weiteren Sinne ECMS verstanden, die auch die umfassenderen Funktionen beschreiben.
- Erfassung (Capture)
- Verwaltung (Manage)
- Speicherung (Store)
- Bewahrung (Preserve)
- Ausgabe (Deliver)
- Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement)
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware)
- Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal)
- Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien)
- Workflow / Business-Process-Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
Im einfachsten Sinn ist bereits ein Wiki ein CMS ... der Schwerpunkt liegt auf der Idee und dem Einsatz, weniger auf der Technik.
Kernideen und Projekte
Jeder Mitarbeiter sollte dienen effizienten und einfachen Zugang zu den Dokumenten haben. Ich erinnere an die Kernforderungen:
- Wichtige Unternehmensdokumente müssen auffindbar sein!
- Die Pflege der Dokumente erfordert eine Versionierung und Statusverwaltung.
- Der Zugriffsschutz erfordert ein robustes Berechtigungskonzept, dass allerdings nicht zu restriktiv ist, um Bedarfsträgern den Zugang zu verwehren.
Alles, was den Zielen entspricht, ist demnach im Zielbereich. Vor allem Verfahrenshandbücher, Hilfe, Best Practices, Mitteilungen sind hier von Interesse. Projektarbeiten benötigen oft umfangreiche Dokumentationen, an denen viele mitarbeiten mitarbeiten. Entscheident ist die Akzeptanz: Wird das System auch praktisch in den Bearbeitungsprozessen genutzt?
Zwei Implemtierungskonzepte können hierbei helfen:
Wiki-Doku
Wikis: stellen eine revolutionär einfache Methode dar, Informationen strukturiert und kooperativ parallel zu erfassen und zu bearbeiten. Gerade der Ease-of-Use, die einfache Zugangsmöglichkeit und die geringen Administrationsanforderungen machen Wikis bereits sehr attraktiv. Als Standardfunktionen sind Suche und Versions-Historie bereits vorhanden.
Die Schwächen eines Wikis sind die eingeschränkten Administrationsfunktionen und Benutzerverwaltung, die meist keine Rollen und ausgefeilte Berechtigungsfunktionen beherscht. Die Dokumente können meist nur eingeschränkt formatiert werden. Ein Übergang zu Druckwerken und anderen Formaten wird nur eingeschränkt unterstützt. Aber aus diesem vermeintlichen Makel kann ein Pluspunkt werden: Wenn die Nutzung einen kritischen Wert überschritten hat, dann wird der Bedarf nach konventioneller Dokumentation sinken und somit die Vitalität dieses Ansatzes weiter verstärken. Dieser Text ist mit PMWiki verwaltet. Es ist eine von vielen Implemetierungen des Wiki-konzeptes, dass eine breite Gestaltungsmöglichkeit und einfache Administration ermöglicht.
Allerdings eignen sich nicht alle Dokumente für ein derartig eigenes Modell. Zweifel, dass dieses Modell für die Aufgabe, ein ganzes Unternehmen zu versorgen, hinreichend ist, drängen sich auf. Erweiterte Funktionen, wie strukturierte Workflows, Zugangsbeschränkungen, Rollen, Freigabe und Statusverwaltung usw. erscheinen oftmals sinnvoll.
Wiki-Beispiel: Formatanforderungen
Die klassische Oraganisation eines Dokumentes ist das hierarchische Inhaltsverzeichnis. Dies ergibt auch die lineare Lesbarkeit eines Dokumentes. Ferner möchte man dieses Dokument in einem Release einfrieren, z.B. als PDF-Version mit Seiten-Nummern, Apparat, Kopf und Fußzeilen etc. All dies wird oft genug von einem Projekt gefordert.
Damit stoßen sich diese Formatanforderungen an dem dynamischen Aufbau einer vermaschten Struktur eines Wikis.
Sind denn beide Konzepte in ihren jeweiligen Vorteilen pragmatisch zu verbinden?
Am Beispiel von PMWiki soll dies gezeigt werden. Nicht alle Wiki-Implementierungen haben einen gleichen Funktionssatz. PMWiki Unterstützt eine Reihe hier sehr nützlicher Funktionen: Includes, Trails, Anker und selektive PageLists.
Eine klassische Buch-Funktion ist zwar nicht gegeben, aber mit den genannten Funktionen hält sich der Aufwand in Grenzen, auch anspruchsvolle Dokumentationen zu ermöglichen.
Das Inhaltsverzeichnis kann in einem strukturierten Index-Dokument beschrieben werden. Zur Bearbeitung wird vom Index-Dokument auf die Detailseite gesprungen und diese editiert. Die Navigation kann auf den Detail-Seiten mittels PageLists, die automatisch die Verknüpfungen aufzeigen oder mit den Trail Funktionen erleichtert werden.
Unterkapitel wollen ggf. auf Unterpunkte verweisen, die im strukturierten Index bereits erkennbar sind, der Übersichtlichkeit aber im Kontext genannt werden. Eine Kopie der Linkliste ist bei einem Dokument, welches in dynamischer Bearbeitung ist, nicht elegant, denn im Falle von Änderungen müssten diese mehrfach nachgezogen werden. Besser ist hier die Nutzung von Includes zwischen zwei Ankern. Somit wird die Verzeichnisstruktur nur an einer Stelle gepfelgt, aber an mehreren Stellen selektiv darauf zugegriffen.
Ähnlich elegant ist die Erstellung des Masterdokumentes. Was bei MS Word oft nicht funktionierte, ist mit PMWiki praktikabel. Aus der Kopie des Indexdokumentes kann, ggf. scriptbasiert, ein Masterdokument mit den Includes aller Teildokumente komponiert werden. Das somit generierte Dokument wird dann über die Druckansicht und Copy-and-Paste in einen Word-Processor (z.B. Open Office Writer) gesetzt und hinsichtlich spezieller Format-Optionen nachbearbeitet werden. Dies ist zwar mit unvermeidlichen Aufwand verbunden, aber nur ein mal oder selten erforderlich - nämlich zur Endfassung.
Während der Bearbeitungsphase kann die Konzentration auf Inhalte statt finden. Formatierungen sind nur in den Grundlagen sinnvoll. Als Ergebnis ist eine leicht referenzierbare und wartbare Wiki-Struktur UND ein formales Dokument-Release zu erzielen.
Drupal
Drupal ist ein Open Source CMS, dass auch für den Unternehmenseinsatz besonderes Interesse findet. Unterschiedlicher Content lässt sich hier strukturiert organisieren. Das Besondere in diesem Kontext: Die Buch-Funktion, die auch das gezielte Serialisieren von Kontext unterstützt, hebt Drupal aus der Gruppe anderer verbreiteter CMS heraus. Natürlich versionsverwaltet.
Ausgeprägte Community-Funktionen fördern die kooperative Arbeit, und haben sich von einem Publishing System ab. Komponenten wie Blogs, Diskussionsforen etc. runden das Angebot ab. -> http://drupal.org/features
Die Verbreitung von Drupal empfiehlt das System mit Tausenden von Installationen als hinreichend robuste Plattform.
ZOHO
Auf ZOHO wurde bereits oben verwiesen. Da es sich aber um sehr umfassende Dienste handelt, die auch in diese Kategorie fallen, soll hier nur der Verweis genannt werden.
Organisation und Akzeptanz
Sicher ist Technikverliebtheit kein Selbstzweck, und das schönste Konzept bleibt fruchtlos, wenn es nicht die Akzeptanz der Benutzer bekommt. Sind aber die Entscheidungen gefallen, ein Konzept im Umfeld der hier diskutierten Themen voran zu treiben, sind gedanken über die Gewinnung der Akzeptanz und der Einführungsstrategie sinnvoll. Hier einige Anregungen, die ggf. gegenseitg ergänzend wirken können.
Top-Down - Management Entscheidungen
In hierarchischen Organisationen werden Änderung durch Entscheidungen der zentralen Führung am leichtesten durchführbar, vor allem, wenn sie das Interesse und Zustimmung der Betroffenen findet. In komplexen Organisationen kann auch die Variante des Bereichs- oder Gruppenorganisationsmanagement eine derartige Funktion wahrnehmen.
Oft sind allerdings pragmatische Lösungen über einen Top-Down-Ansatz behindert durch eine übliche Vorgehensweise von Entscheidungsträgern: Es werden Untersuchungen mit Alternativen, Referenzinstalltionen, renomierten Anbietern, Diskussionen über Support und Ausfallszenarien so überladen, dass eine Entscheidung sich von augenscheinlichen direkten Problemlösungen unterscheidet. Die eigentlichen Ziele können dann aus den Augen verloren werden.
Auch wird die Umsetzung einer sachgerechten Management-Entscheidung die sowohl pragmatisch als auch strategisch korrekt ist, auf Widerstände stoßen, wenn sich negetive Voreingenommenheit aufgebaut hat.
Bottom-Up - Mitarbeiterinitiativen
Betroffene haben oft selber gute Ideen, wie sie ihre Aufgaben besser erledigen können. Zuweilen werben diese für die Lösung die Hierarchie aufwärts. Die hier genannten Konzepte geben auch Raum für die Macht der Macher: IT Mitarbeiter können produktive Testinstalltionen einbringen, Projektarbeten können Lösungswerkzeuge einbringen ... und mit greifbaren Ergebnissen handfeste Argumente zur Weiterverbreitung liefern.
Manchmal sind spezifische Demos auch über die Implementierung im Internet möglich, die Unternehmensbedürfnissen entspricht. Durch die oft verschwindend geringen Lizenzkosten und die weitgehende kostengünstige Verfügbarkeit von funktionalen Webspace ist dies gar nicht so abwegig. Eine Produktiv-Demo liefert oft ein starkes Entscheidungsargument.
Gegen diesen Ansatz sprechen die immer engmaschig organisierten Unternehmensprozesse und Vorgehensmodelle, Sicherheitsrichtlinien und andere Maßnahmen, die die Dynamik einschränken.
Auch sind restriktiv hierarchisch denkende Manager oft eine unüberwindliche Hürde.
Schulung
Auch wenn manche Systeme weitgehend intuitiv und leicht im Selbststudium zu bedienen sind, so trifft ein Schulungsangebot und Training vor allem bei konservativen Mitarbeitern die Bereitschaft zur Akzeptanz.
Allerdings: Schulungen sind zu organisieren und erfordern eine Budgetierung. Im Falle von leicht erlernbaren Systemen kann eine Schulung entsprechend kurz gehalten werden, um das Eis zu brechen.
Benennung von Verantwortlichen und Support
Unterstützung in Form von Administration und Support sollte sicher so weit als möglich minimal gehalten werden. Dies kann durch Produktauswahl und den Projekaufbau beeinflusst werden. Allerdings lässt sich Aufwand hier nicht völlig vermeiden. Durch die Bereitstellung eines guten Service wird sich die Nutzung verbessern.
Fehlt dieser, so wird sich die Nutzung darauf einstellen.
Informationsbereitstellung und Anforderung
Wenn andere Mitarbeiter für sie wichtige Informationen in einem CMS-System finden, so wird sich die Nutzungsneigung dazu aufbauen. Wenn mitarbeiter den Auftrag bekommen, Informationen über das System einzustellen, werden sie das System nutzen.
Wenn allerdings alternative, eingeführte Kanäle genau so gut oder gar vollständiger nutzen Lassen, wird dies zum Negativ-Faktor.
Berechtigung vergeben
Wenn die Berechtigung zur Mitarbeit nicht zu restriktiv gestaltet wird und die Funktionen und der Informationszugriff nicht zu restriktiv gehandhabt wird, kann das Modell funktionieren. Wo gemauert wird, und Informationen als Privatbesitz betrachtet werden, finden allerdings Rückschläge statt. Übertriebene Restriktion zum Informationszugriff oder unnötige Einschränkungen bei der Partizipation blockieren den erhofften Nutzen.
Unbeschränkter Informationszugriff kann allerdings ebenso kontraproduktiv wirken: Aus Sorge vor ungewollten Zugriff werden Informationen nicht eingegeben.
Leitlinie: Empowerment und Encouragment durch die Bereitstellung eines angemessenen Rahmens.
Gehostete Implementierung
Ohne teure Server-Beschaffung lassen sich viele der Lösungen rein über geringe Budgets mit gehosteten Mietservern realisieren. Die Hürden sind also recht gering. An andere Stelle sind praktische Betriebsapekte wie Sicherheit diskutiert ...
Anreize geben
Partizipation an Dokumentationsvorhaben kann durch gezielte Anreize unterstützt werden. Das kann von Belobigungen bis über Zielvereinbarungen gehen.
Fazit
Moderne Konzepte und Techniken ermöglichen eine gute Unterstützung in der Zusammenarbeit bei der Erstellung von Dokumenten und der Verfügbarkeit durch einfache Abfrage-Techniken. Unterschiedliche Ansätze - kommerzielle Marktführer, low cost Groupware, Wiki, CMS, Web-Office - können hilfreich sein, dramatische Fortschritte zu erzielen. Vor allem letztere innovativen Konzepte - Web Applications - können das Denken in lokale Lösungen revolutionieren. Moderne Techniken müssen nicht teuer sein und können einen kurzfristigen Netto-Nutzen erbringen.